Effektive tavlemøter

Hvordan er dine tavlemøter?

AGON Solutions AS, Ole Holte Sandvik

Tavlemøter

Populært, men unyttige?

Mange bedrifter som innfører lean, starter tidlig med å ta i bruk tavlemøter. Tavlemøter er et enkelt og lett forståelig verktøy som kan tas i bruk i alle bedrifter uavhengig av bransje, kompetansenivå og størrelse.

Bare sjefen liker tavlemøtene. Tidligere denne uka dumpet en artikkel ned i innboksen min der tittelen var at daglige møter truer effektiviteten til norske bedrifter, og at det i mange tilfeller kun var sjefen som var fornøyd med disse møtene. Dette var interessant lesning. Min erfaring er tvert i mot at det er gruppen som trekker i retning av at man bruker mer tid enn tiltenkt i disse møtene fordi mange engasjerer seg og har lyst til å snakke. 

Saksbehandling som fallgruve. Det er en viktig øvelse at tavlemøtene ikke skal bli saksbehandlingsmøter, men at vektleggingen av hva man tar opp er fornuftig og "lean". Eksempelvis, hvis man bruker hele møtet til å fortelle hva man gjorde i går, er det fullstendig unyttig informasjon. Men, hvis fokuset er på læring og kontinuerlig forbedring, dvs. at man har lært noe nytt, som kan gjøre oss bedre framover, er det viktig å løfte fram. Hovedinnholdet i gode tavlemøter, vil allikevel vanligvis være på det som skal gjøres. Har det kommet nye oppgaver som trenger fokus? Må man omprioritere oppgaver? Er det hindringer tilstede i forhold til å løse oppgavene, osv. 

Bommer på rotårsakene. Det som slår meg når jeg leser artikkelen, er at man har for lite fokus på rotårsakene til at møtene ikke fungerer. Hvis man ikke jobber og tenker Lean, kan man ikke forvente å få lean-verktøy til å fungere. Det er altså ikke verktøyet som er problemet, men anvendelsen! Det som kan leses fra artikkelen er at møtene ikke fungerer fordi det legges opp til møter for rapporteringens skyld, og rapportering er i lean-verdenen unødvendig bruk av ressurser. 

Skal tavlemøtene fungere, må man være sikker på at de genererer verdi for kunden, dvs. de må bidra til å løse jobben raskere og mer effektivt. Hvis ikke ville en god lean-bedrift ha kuttet ut møtene umiddelbart!

Her kan du lese hele artikkelen.